Как импортировать сотрудников, родителей, обучающихся?

Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, учеников и родителей. Один файл должен содержать:

• данные только сотрудников;
• данные только учеников одного класса;
• данные только родителей одного класса;
• данные только учеников одного класса и их родителей одновременно.

При импорте данных учащихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: ФИО, пол, дата рождения, даты прибытия учащегося в ОО и класс, СНИЛС, серия и номер документа, удостоверяющего личность (свидетельство о рождении/паспорт).

◉ Для учащихся младше 14 лет необходимо указать серию и номер свидетельства о рождении, для пользователей старше 14 лет - паспортные данные.

Примечание:

• названия столбцов вводить необязательно;
• ФИО участников могут быть указаны в одном столбце (через один пробел);
• если у некоторых участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно
  

◉ Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены в конце статьи.

Импорт

Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее можно импортировать данные учеников. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных учеников (или же одновременно можно импортировать данные учеников и родителей).

Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.

Примечание: в профили уже созданных пользователей возможен импорт контактных данных. Для этого в начале импорта необходимо выбрать второй пункт меню «Импортировать контактные данные уже созданным персонам» и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье).

Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов.

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль участника в образовательной организации, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, ученики, родители или ученики и родители.

При импорте учеников также следует указать:

• даты прибытия в образовательную организацию и в класс;
• код класса.

Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Дневник.ру и в файле:

После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.

При импорте данных родителей необходимо будет установить связи «родитель» - «ученик»: напротив ФИО родителя в столбце «Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».

Примечание: если в файл внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи ученика, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель.

Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление в Системе родственных связей между участниками проводится при редактировании данных ученика.

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать ещё один файл необходимо нажать на кнопку «Начать новый импорт».

Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:

• родитель является сотрудником, и его данные были внесены ранее;
• родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другого учебного заведения;
• у родителя несколько детей, учащихся в одном или разных учебных заведениях.

◉ Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей учеников), то необходимо импортировать данные ученика и его законного представителя одновременно.

Контроль дублирования персон в Системе

Контроль дублирования персон предусмотрен для случаев, когда в Систему вносятся следующие данные импортируемых участников:

• СНИЛС;
• данные документа, удостоверяющего личность.

В случае если в Системе уже существует пользователь с такими же данными, на шаге проверки данных импорта отобразится следующая информация: .

При нажатии на ссылку «Просмотреть дублирующие персоны» открывается окно проверки данных участника Системы:

В случае если данные персон совпадают, и пользователь является участником нескольких образовательных организаций единовременно, необходимо поставить флажок напротив ФИО персоны и нажать на кнопку «Связать с выбранной». Аналогичную процедуру следует повторить для других дублирующих персон.

Такая система контроля позволяет избежать создания дублирующих аккаунтов для одного пользователя, вместо этого добавляя к уже существующему профилю пользователя новые образовательные организации.