Разъяснения по заполнению согласий на обработку персональных данных (ПДн)

В статье «Сбор согласий на обработку персональных данных» размещены следующие формы согласий на обработку персональных данных (далее - ПДн) в системе «Школьный портал» Московской области (далее - Система):

• для несовершеннолетних до 14 лет и законного представителя обучающегося, которая заполняется законным представителем обучающегося в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку личных ПДн и ПДн обучающегося.
  
  В этом случае для законного представителя регистрируется аккаунт в Системе. При подписании этого вида согласия законному представителю не требуется подписывать отдельное согласие.
  
  
• для несовершеннолетних до 14 лет, которая заполняется законным представителем обучающегося в том случае, если он(она) дает свое согласие только на обработку ПДн обучающегося.
  
  В этом случае для законного представителя НЕ регистрируется аккаунт в Системе. Вся учебная информация будет доступна с аккаунта обучающегося. Для создания родительского аккаунта законному представителю требуется подписывать отдельное согласие на обработку своих личных ПДн.
  
  
• для несовершеннолетних от 14 лет заполняется обучающимся, достигшим 14-ти лет, в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку своих личных ПДн.
  
  В этом случае для законного представителя НЕ регистрируется аккаунт в Системе. Вся учебная информация будет доступна с аккаунта обучающегося. Для создания родительского аккаунта законному представителю требуется подписывать отдельное согласие на обработку своих личных ПДн.

Примечание: в случае отказа обучающимся от обработки личных ПДн сотрудники общеобразовательной организации вносят в Систему минимальные данные обучающегося для реализации государственных услуг в сфере образования РФ. При этом обучающийся в праве не регистрироваться и не использовать аккаунт на свои ФИО в Системе.

• для совершеннолетних обучающихся заполняется обучающимся, достигшим 18-ти лет, в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку своих личных ПДн.
  
  В этом случае для законного представителя НЕ регистрируется аккаунт в Системе. Вся учебная информация будет доступна с аккаунта обучающегося. Для создания родительского аккаунта законному представителю требуется подписывать отдельное согласие на обработку своих личных ПДн.

Примечание: в случае отказа обучающимся от обработки личных ПДн сотрудники вносят в Систему минимальные данные обучающегося для реализации государственных услуг в сфере образования РФ. При этом обучающийся в праве не регистрироваться и не использовать аккаунт на свои ФИО в Системе.

• для родителей (законных представителей) обучающихся заполняется родителями или законными представителями обучающихся в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку своих личных ПДн.
  
  
• для сотрудников общеобразовательной организации заполняется сотрудниками для официального оформления своего согласия на обработку своих личных ПДн.

Ответы на часто задаваемые вопросы

◉ Обязательно ли собирать согласия на обработку ПДн данного образца, если ранее школа собирала другие образцы согласий?

Да, это обязательное требование в соответствии с п.4 статьи 9 ФЗ№152 «О персональных данных». Шаблон согласий должен содержать перечень данных, обрабатываемых в системе.

◉ Можно ли вносить изменения в данный образец согласий?

Мы не рекомендуем вносить изменения в представленные шаблоны согласий. Образовательная организация несет ответственность за внесенные правки в указанные шаблоны.

◉ Что делать, если родитель (законный представитель) не дает согласие на обработку своих ПДн и ПДн ребенка?

На основании п.4 ст. 6 ФЗ-152 «О персональных данных»:

• «..обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг.»

Таким образом, в случае отказа родителя от подписи согласия на обработку своих ПДн и ПДн его ребёнка, в Систему не вносятся данные родителя (законного представителя), но вносится минимум данных ребёнка - ФИО, дата рождения и пол.

◉ Надо ли собирать согласия с сотрудников образовательной организации?

Да, с сотрудников образовательной организации нужно собирать согласия установленного образца.

◉ В случае заполнения шаблона согласия для обучающихся до 14 лет необходимо ли дополнительно подписывать шаблон для родителей (законных представителей)?

В этом случае собирается одно согласие по форме «Образец для несовершеннолетних до 14 лет», где указывается согласие на обработку данных и обучающегося, и родителя (законного представителя). Подписывает данный шаблон родитель или законный представитель обучающегося.

В случае, если обучающийся старше 14 лет, собираются 2 формы:

• для обучающихся старше 14 лет – подписывает обучающийся;
• для родителей или законных представителей – подписывает родитель или законный представитель.

◉ Надо ли собирать дополнительное согласие с обучающегося по достижению им возраста 14 лет?

Нет, в этом случае продолжает действовать согласие, ранее подписанное законным представителем.

◉ Где и как долго хранятся согласия на обработку ПДн?

Хранение персональных данных должно осуществляться не дольше того срока, чем этого требуют цели их обработки. При достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении согласия на обработку ПДн подлежат уничтожению.

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет.

Организация сама прописывает срок хранения персональных данных, но он может колебаться от 3 до 75 лет (это сроки архивного хранения дел после окончания учебного заведения).

Предполагается, что срок хранения согласий в организации - до конца учебной деятельности обучающегося в этой организации. После окончания срока хранения согласия уничтожаются в срок (3 рабочих дня).

◉ Что подразумевается под «использованием персональных данных»?

Под использованием персональных данных подразумевается их обработка.

◉ Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

◉ Почему в согласии указан dnevnik.ru?

ООО «Дневник.ру» является субподрядчиком ПАО «Ростелеком» по выполнению разработки системы «Школьный портал».

◉ Если мы работаем на нескольких сайтах: «Школьный портал», «ИСКО» и т.д., можно ли использовать для всех какую-то общую форму сбора согласий?

К сожалению, в настоящий момент нет такой формы документа, которая учитывала бы все требования по набору и условиям обработки ПДн для каждой системы, существующей в Московской области. Это связано с разными целями обработки ПДн в системах, а также различными объемами вносимых ПДн. В настоящий момент сбор данных согласий для работы в системе «Школьный портал» является обязательным требованием, и его нельзя «обойти», собрав иные формы согласий, созданные для других ресурсов.