Разъяснения по заполнению согласий на обработку персональных данных (ПДн)

Есть следующие формы согласий на обработку персональных данных (далее - ПДн):

• Для обучающегося до 14 лет (обработка ПДн законного представителя и обучающегося) - заполняется законным представителем обучающегося в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку ПДн обучающегося, а также своих ПДн. При подписании этого вида согласия законному представителю не требуется подписывать отдельное согласие.

В этом случае в Системе регистрируется два отдельных аккаунта: для обучающегося и для законного представителя.

• Для обучающегося до 14 лет (обработка ПДн обучающегося) - заполняется законным представителем обучающегося в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку ПДн только обучающегося.

В этом случае для законного представителя НЕ регистрируется аккаунт в Системе. Вся учебная информация будет доступна с аккаунта обучающегося. Для создания родительского аккаунта законному представителю требуется подписывать отдельное согласие на обработку своих ПДн.

• Для обучающегося от 14 лет - заполняется обучающимся, достигшим 14-ти лет, в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку своих личных ПДн с согласия законного представителя.

В этом случае для законного представителя НЕ регистрируется аккаунт в Системе. Вся учебная информация будет доступна с аккаунта обучающегося. Для создания родительского аккаунта законному представителю требуется подписать отдельное согласие на обработку своих ПДн.

• Для обучающегося от 18 лет – заполняется обучающимся, достигшим 18-ти лет, в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку своих личных ПДн самостоятельно.

В этом случае для законного представителя НЕ регистрируется аккаунт в Системе. Вся учебная информация будет доступна с аккаунта обучающегося. Для создания родительского аккаунта законному представителю требуется подписать отдельное согласие на обработку своих ПДн.

• Для родителей (законных представителей) - заполняется родителями или иными законными представителями обучающихся в том случае, если он(она) дает свое согласие на обработку своих ПДн.
  
  
• Для сотрудников образовательной организации - заполняется сотрудниками для официального оформления согласия на обработку ПДн.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Обязательно ли образовательной организации собирать согласия на обработку ПДн по форме, предоставленной службой технической поддержки Дневник.ру, если ранее образовательная организация собирала другие образцы согласий?

Да, это обязательное требование в соответствии с частью 4 статьи 9 Федерального закона №152 «О персональных данных». Согласие должно содержать перечень данных, обрабатываемых в Системе.

Можно ли вносить изменения в образец согласий?

Мы не рекомендуем вносить изменения в представленные шаблоны согласий. Образовательная организация самостоятельно несет ответственность за последствия внесения правок в указанные шаблоны.

Надо ли собирать согласия с сотрудников образовательной организации?

Да, с сотрудников образовательной организации необходимо собирать согласия установленного образца.

В случае заполнения шаблона согласия для обучающихся до 14 лет необходимо ли дополнительно подписывать шаблон для родителей (законных представителей)?

В этом случае собирается одно согласие по форме «Согласие на обработку ПДн для обучающегося до 14 лет», содержащее согласие на обработку данных и обучающегося, и родителя (законного представителя). Подписывает данный шаблон родитель или законный представитель обучающегося.

В случае, если обучающийся старше 14 лет, собираются две формы:

• для обучающихся старше 14 лет – подписывает обучающийся;
• для родителей или законных представителей – подписывает родитель или законный представитель.

Надо ли собирать дополнительное согласие с обучающегося по достижению им возраста 14 лет?

Нет, в этом случае продолжает действовать согласие, ранее подписанное законным представителем.

Где и как долго хранятся согласия на обработку ПДн?

Подписанные согласия хранятся в образовательной организации. Предполагается, что срок хранения согласий в образовательной организации - до окончания обучения в организации.

Организация самостоятельно определяет срок хранения документов, содержащих персональные данные, и он может варьироваться в зависимости от сроков, установленных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236. Так, например, личные дела хранятся в течение 50 или 75 лет в зависимости от года окончания делопроизводства.

Что подразумевается под «использованием персональных данных»?

Под использованием персональных данных подразумевается их обработка.

Обработка ПДн - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (статья 3 Федерального закона №152 «О персональных данных»).